Сравнение online и offline систем контроля. Помогаем с выбором

Онлайн и оффлайн системы контроля персонала имеют примерно столько же общего, как квашеная капуста с апельсинами. Эти продукты – абсолютно разные, хотя и содержат много витамина С. Так и системы обоих типов – они выполняют одну задачу, но различаются по стоимости, функционалу, отчетности и т.п., то есть буквально «по всем фронтам».

Чтобы сравнение было объективным, рассматривать конкретные системы мы не будем. Проведем обобщенный анализ online / offline решений контроля персонала, выделим их ключевые особенности, достоинства и недостатки.

Функционал онлайн и оффлайн систем

Главное, принципиальное различие между двумя типами решений – в том, что оффлайн системы не предоставляют контроль персонала в реальном времени. Допустим, охранник не вышел на маршрут или не считал какую-нибудь метку.

• Если у вас стоит онлайн система – вы сразу получите оповещение на телефон (или в диспетчерский центр), но! только при условии стабильной связи и отсутствии запаздывания (так бывает не всегда). Да, это удобно, если только не повторяется по 10-20 раз за день. Учтите, что СМС-ки будут «прилетать» вам круглосуточно, причем даже если сотрудник отошел буквально на минутку.
• Если вы используете оффлайн систему – вы тоже узнаете обо всех нарушениях, но не сразу, а когда сотрудник закончит работу. Данные обходов можно увидеть только после того, как их «сбросят» по кабелю на компьютер. После этого вы сможете спокойно просмотреть отчеты и выделить существенные нарушения.

Справедливости ради надо сказать, что возможности онлайн систем – шире.

• Двухсторонняя голосовая связь.
• Координаты сотрудника в любой момент времени (их можно узнать по GPS).
• Рассылка СМС-оповещений при отклонении от заданного маршрута.
• Кнопка тревоги для отправки сигнала о помощи в экстренной ситуации. Только учтите, что эта кнопка – не панацея, и связь может подвести. Известны случаи, когда сигнал тревоги приходил с большим опозданием.

Особенности использования

Рассмотрим ключевые моменты, которые специалисты рекомендуют учитывать при выборе метода контроля персонала.

Куда лучше ставить онлайн, а куда – оффлайн?

В большинстве случаев оба решения будут одинаково эффективны – хотя и не всегда.

• Для контроля уличного патрулирования подойдет любое из решений.
• Контроль обходов внутри зданий или под землей (например, на горнорудных предприятиях) рекомендуется доверить оффлайн системе, так как GPS плохо работает в помещениях и не действует под землей.
• Мониторинг транспорта в реальном времени и другие подобные задачи могут выполнять только онлайн системы. У оффлайн решений этих функций просто нет.

Какая система считается более надежной?

Попытки обмануть или взломать оффлайн систему обычно заканчиваются неудачей, в то время как GPS устройство достаточно обернуть фольгой, и оно перестанет передавать данные. Связь может пропасть и потом восстановиться, тогда часть информации придет с запозданием. С оффлайн решениями это невозможно – надежность у них почти абсолютная.

При установке зарубежной онлайн системы учтите, что сервера также будут находиться за границей. Хранить там огромные массивы данных – рискованно, поскольку стабильной связи с производителем у вас не будет. У зарубежной оффлайн системы (на нашем рынке есть и такие) – свои недочеты, и самым безобидным из них является «кривой» перевод.

С какой системой проще работать?

Все упирается в оптимизацию работы с данными, то есть в программное обеспечение. Что толку от полученного (пусть даже и в реальном времени) массива информации? Скорее всего, вам нужна не просто куча хаотичных данных, а сформированный на их основе отчет!

• Все современные онлайн системы «сваливают» на несчастного пользователя огромный массив, который нужно вручную перебирать и анализировать, сравнивая каждое полученное значение с запланированными графиками-маршрутами. Почувствуйте себя Золушкой, которую заставили сортировать крупу!
• Оффлайн системы в этом смысле различаются настолько сильно, что это тема для отдельной статьи. Тем не менее, большинство оффлайн решений «заточены» под отчеты, хотя степень их удобства варьируется от практически 100%-ной до сомнительной.

Какая система дешевле? У нас бюджет ограничен!

С одной стороны, экономить на контроле не стоит, с другой – необязательно тратить много.

• Стоимость оффлайн систем невелика и конечна! Вы платите только за оборудование и ПО.
• Онлайн решения и сами по себе дороже, и статей расходов у них больше. Необходимо учитывать не только разовые затраты, но и ежемесячные платежи. Это – абонентская плата за сим-карту (мобильный тариф), пользование облачным сервисом, а иногда и регулярные отчисления производителю. Хотите онлайн систему – готовьтесь к постоянным расходам.

Вопросы, которые нужно задать ПЕРЕД покупкой

Спрашивайте и не стесняйтесь! На сайте все может быть красиво, а потом оказывается, что пользоваться ЭТИМ неудобно. Итак, вопросы. Если ответ ДА – спрашиваем дальше. Если НЕТ – подумайте, вам такое точно надо?

• Формирует ли система автоматические отчеты?
• Отмечает ли она нарушения? Или, может быть, их нужно выискивать вручную?
• Что с «железом»? Будет ли оно работать в «мокрую» погоду и в мороз?
• Хорошо ли защищены данные? А отчеты? Их точно нельзя скорректировать и подделать?
• А если у меня несколько объектов? Допустим, я хочу сделать одну систему с разделением прав и отдельными отчетами – это возможно?
• База точно не переполнится?
• Говорят, охранники часто ломают считыватели. Можно, я попробую ваш сломать?
• Кстати, считыватели носить удобно?
• Вы говорите, что время на метке фиксируется. А оно всегда точное?
• Что можно делать с отчетами? Например, делать выборки, распечатывать, сохранять куда-нибудь?
• Еще я хочу посмотреть демо-версию программы. Дадите?

Итак, подведем итоги. К преимуществам онлайн решений можно отнести:

• контроль сотрудников в реальном времени
• функционал расширен дополнительными опциями
• двухсторонняя голосовая связь

Из недостатков следует отметить ручное составление отчетов, ограниченную сферу применения (GPS работает не везде) и высокую стоимость (как разовую, так и абонентскую). Вдобавок онлайн-системы имеют одну неприятную особенность, это – сыплющиеся на вас сообщения. На них приходится реагировать и тратить время на звонки охранникам. В теории все выглядит красиво (непрерывный онлайн мониторинг, вы всегда в курсе и пр.). А вот на практике… это реально тяжело. На объекте с повышенными требованиями по безопасности с этим приходится мириться, а на остальных – зачем? Только ради моды на онлайн?

Если вы все же склоняетесь к покупке системы онлайн контроля, то сразу подумайте о том, сможете ли вы организовать для неё диспетчерскую службу и готовы ли вы к постоянному потоку СМС. Соответственно итоговая стоимость контроля охраны повысится еще и на зарплату диспетчеров, которые должны будут контролировать работу сотрудников во время их обходов, а очень часто это 24/7.

Если с этим не справитесь, то онлайн просто превратится в тот же офлайн, но более примитивный, так как придется вручную обрабатывать и анализировать все полученные данные в поисках нарушений.

Достоинствами оффлайн систем являются:

• высокая надежность и достоверность данных
• низкая стоимость, нет абонентской платы
• удобнейшие автоматизированные отчеты (хотя и не во всех системах – спрашивайте!)
• универсальность применения (на воздухе, в помещении, под землей и даже в воде)
• простота внедрения

Такие решения не позволяют связываться с персоналом и контролировать его real-time. Данные необходимо регулярно переносить на компьютер.

Оффлайн или онлайн? О чем спросить продавца перед покупкой?
Теперь вы знаете, как сделать выбор.